桶装水代理商面对下游门店赊销订货，用台账区分门店欠款、空桶未还与自身对水厂的应付。本文提供字段清单与核对步骤，帮助理清三方账目。
内容类型：经营建议。本文为送水通编辑整理的经营知识，具体做法请结合门店实际情况与当地要求。
先分清三个台账：门店欠款、空桶未还、对水厂应付
桶装水代理商同时面对下游门店和上游水厂，赊销订货会让资金和实物关系变复杂。建议把账拆成三个独立台账：门店欠款台账记录每家门店的赊销金额与结算进度；空桶未还台账记录门店借出未回的空桶数量；对水厂应付台账记录代理商自己欠水厂的货款。三者分开登记，避免用欠款抵空桶或混算应付。
每个台账都要有唯一编号和关联字段。门店欠款台账至少包含：门店名称、联系人、订单日期、订单编号、桶型、数量、单价、金额、已付金额、未付金额、约定结算日、备注。空桶未还台账包含：门店名称、桶型、押桶数量、已还数量、未还数量、最近还桶日期、备注。对水厂应付台账包含：水厂名称、进货单号、进货日期、桶型、数量、单价、金额、已付金额、未付金额、约定付款日。
三个台账通过订单编号和门店名称关联。同一笔赊销订货，在门店欠款台账记应收，在对水厂应付台账记应付，在空桶未还台账记本次借出空桶。这样任何一笔业务都能追溯到源头，不会因为时间差而漏记。
门店欠款台账的字段与核对步骤
门店欠款台账的核心是“谁欠、欠多少、什么时候还”。每次赊销订货后，立即在台账新增一行，填写订单编号、桶型、数量、单价、金额。如果门店部分付款，在同一行更新已付金额和未付金额，并记录付款日期和方式。不要删除原记录，保留修改痕迹。
每周核对一次：筛选未付金额大于零的门店，按约定结算日排序。对逾期门店，先查历史订单是否有争议，再联系确认。核对时注意区分“门店欠款”和“门店预付款”：预付款是门店先存钱后拿货，应单独设预收台账，不能与欠款混在一张表里。
月底汇总时，把门店欠款台账的未付金额合计，与对水厂应付台账的未付金额合计分别列出。两者不直接相减，因为一个是应收，一个是应付，中间还隔着库存和空桶。如果需要看净资金缺口，应另设资金计划表，把应收、应付、预收、预付分别列示。
空桶未还台账：区分门店欠桶与水厂欠桶
空桶是实物资产，容易和欠款混淆。门店借走满桶时，空桶未还台账应记录“门店欠桶”增加；门店还回空桶时，记录“门店欠桶”减少。同时，代理商自己从水厂进满桶时，对水厂应付台账记录货款，空桶未还台账记录“水厂欠桶”增加（即水厂未来应回收的空桶）；代理商把空桶退回水厂时，记录“水厂欠桶”减少。
两个方向必须分开：门店欠桶是代理商对门店的债权，水厂欠桶是代理商对水厂的债权。不要因为都是空桶就合并计算。每次送水或退桶，配送员应在交接单上写明桶型、数量和门店名称，回站后由内勤录入台账。
每月盘点时，把空桶未还台账的“门店欠桶”合计与仓库实际空桶数核对。如果门店欠桶数大于仓库空桶数，说明有桶在配送途中或未录入；如果小于，说明有桶已还但未销账。差异要逐笔查清，不能直接调整总数。
对水厂应付台账：只记代理商自己的债务
对水厂应付台账记录代理商因进货而欠水厂的货款。每笔进货单对应一行，填写水厂名称、进货单号、日期、桶型、数量、单价、金额。付款后更新已付金额和未付金额。如果水厂有返利或折扣，应在备注中说明，并单独设“返利待结算”字段，不要直接冲减应付金额，以免对账时说不清。
核对步骤：每月与对水厂应付台账的未付金额合计，与水厂提供的对账单逐笔核对。差异通常来自：退货未记录、返利未确认、付款未销账、单价不一致。发现差异先查原始进货单和付款凭证，再调整台账。
注意：对水厂应付台账只记代理商欠水厂的钱，不记门店欠代理商的钱。门店欠款是应收，对水厂应付是应付，两者方向相反。如果需要看整体资金，应把门店欠款台账、对水厂应付台账、预收台账、预付台账并列，而不是简单相减。
相邻问题：水厂怎样管理下游水站的订货、欠款和空桶？
如果角色换成水厂，管理逻辑类似但方向相反。水厂需要建立下游水站台账，记录每个水站的订货、欠款和空桶。订货台账包含水站名称、订单日期、桶型、数量、单价、金额；欠款台账记录水站未付货款；空桶台账记录水站借出未回的空桶。水厂版功能在送水通水厂版规划中，目前可先用手工台账或通用表格整理需求。
水厂与水站对账时，建议每月固定日期交换对账单，逐笔核对订单、付款和空桶。差异处理流程与代理商类似：先查原始单据，再调整台账。无论代理商还是水厂，核心都是把欠款、空桶和应付/应收分开登记，避免混账。
