纸质水票改电子水票前，先盘点客户已购未送的存水、赠水、核销与退款余额。本文给出核对字段、迁移步骤和常见问题，帮助水站老板理清预收款与实际送水的关系，避免改系统后账目对不上。
内容类型：经营建议。本文为送水通编辑整理的经营知识，具体做法请结合门店实际情况与当地要求。
先回答：改电子水票前要核对哪四类余额
把纸质水票改成电子水票，不是简单把票数录进系统，而是先把客户手里“已付钱但还没送水”的余量盘清楚。需要核对的余额分四类：购票余额、赠水余额、已核销记录、退款余额。购票余额是客户花钱买的水票张数或桶数；赠水余额是买赠活动送出的部分；已核销记录是已经送水并收回的票；退款余额是客户退票后应退或已退的部分。这四类要分开记，不能混成一个“剩余水票”数字。
这里的“存水”指客户已购买但未配送的余量，与仓库里实际存放的桶装水库存是两回事。仓库库存是实物，存水是客户权益。改电子水票时，先按客户逐个核对存水，再和仓库实物对账，两边不能互相替代。
核对时建议用一张表，字段包括：客户名称、联系电话、购票日期、票面类型（现金购票/赠水/混合）、原始张数或桶数、已核销数量、剩余数量、退款记录、备注。纸质票根、收据、微信聊天记录、手写台账都可以作为核对依据，但要以客户实际持有和已送水记录为准，不能只信单方记录。
购票、赠水、核销、退款分别怎么记
购票记录要写清“谁买的、买多少、付了多少钱、对应哪种水票”。如果是买十送一，要把“买的十张”和“送的一张”分开记，因为赠水部分在退款和核销时规则不同。赠水通常不退现金，但可以按约定继续送水，具体以水站和客户事先说好的规则为准。
核销记录要对应每一次实际送水。送水工送完水后，记录客户、日期、桶数、核销票数、剩余票数。纸质票时代，核销靠撕票或打钩；改电子水票后，核销动作要在系统里留痕，避免同一张票被重复使用。
退款记录要写清退款原因、退款方式、退款金额和对应票数。如果客户部分退票，要明确退的是购票部分还是赠水部分。退款后，客户的存水余额要同步减少，不能只改钱数不改票数。
预收款和实际送水的关系要分清：客户买票时，水站收到的是预收款，不是当期送水收入；实际送水并核销后，才对应一次配送履约。改电子水票时，预收款余额和已核销数量要能对得上，否则改完系统后会出现“钱收了、水没送、票却没了”的情况。
迁移到电子水票的核对步骤
第一步，停止发放新的纸质票，但保留旧票核销通道，给客户一个过渡期。第二步，按客户整理纸质台账，把购票、赠水、核销、退款四类记录分别列出。第三步，和客户确认剩余存水，可以通过微信、电话或送水时当面核对，确认后让客户知晓电子余额。第四步，把确认后的余额录入电子水票系统，并保留纸质记录备查。第五步，设置核销规则，比如送水时是扫码核销还是送水工手动确认，退款时如何扣减余额。
如果客户同时持有不同品牌的水票，要按品牌分别建账，因为不同品牌的票可能对应不同水厂或不同价格体系，不能合并成一个总数。家庭客户和单位客户的存水也要分开管理，单位客户往往有多个联系人、多个送水地址，余额要能按地址或部门拆分。
水票和现金混合支付的情况，比如客户买票时一部分付现金、一部分用赠水抵扣，要在记录里写明各自比例或数量，避免退款时算不清。
相邻问题：客户剩余水票怎么查询、退票怎么处理
客户剩余水票怎么查询，取决于你用什么工具。纸质时代靠翻台账或问送水工；改电子水票后，理想情况是客户能通过微信小程序或水站后台查到自己的剩余桶数、赠水余额和最近核销记录。如果暂时没有电子查询，至少要做到水站内部能按客户姓名或电话快速查到余额。
客户退水票怎么处理，先看当初的购票规则。通常购票部分可按约定退款，赠水部分不退现金，但可以继续送水或按规则折算。退款时要同步扣减存水余额，并记录退款日期和方式。如果客户只是转赠给亲友，要记录转赠后的新持有人，避免余额挂在原客户名下导致送水时对不上。
水票转赠怎么管理，建议在系统里支持变更持有人或备注转赠关系。转赠后，原客户的余额减少，新客户的余额增加，核销时按新持有人记录。这样既方便查询，也避免同一笔存水被两个人同时使用。
改电子水票前要避开的常见坑
第一个坑是把赠水和购票混在一起记，导致退款时多退钱。第二个坑是只录总数不录明细，客户说“我还有二十桶”，但台账里只有十五桶，无法追溯。第三个坑是核销不留痕，送水工说送了，客户说没送，两边对不上。第四个坑是退款只改钱不改票，存水余额虚高。
如果水站规模小、夫妻两人经营，可以先用手工表格加微信记录过渡，但字段要齐全。如果每天几十单，建议尽早用电子水票系统，把购票、赠水、核销、退款分开记录，减少对账时间。选系统时，重点看能不能按客户查余额、能不能区分赠水、能不能记录退款和转赠，而不是只看界面好不好看。
涉及水厂业务时要注意：送水通水厂版规划中，水厂相关的存水、水票和配送管理需求可以提前整理，但具体功能以实际配置和演示为准。水站改电子水票前，先把上述四类余额核对清楚，再决定迁移节奏，比急着换系统更重要。